¿Por qué Invertir en Automatización para los Restaurantes?; La tecnología avanza continuamente, por lo que es esencial actualizar la gestión de los restaurantes. Las nuevas herramientas digitales disponibles amplían las oportunidades y hacen que los procesos de gestión sean más claros, concisos y ágiles. La automatización para la restauración ha dejado de ser un punto añadido, y es una verdadera necesidad para garantizar la coherencia, la fiabilidad y la escalabilidad del negocio.

Además, para insertarse en el mercado y apoyarse en las asociaciones con las aplicaciones de entrega, es imprescindible contar con sistemas robustos de apoyo a las actividades, que son atravesadas por lo virtual. En este contenido especial que hemos preparado en estudiar hostelería, presentaremos varias informaciones sobre la automatización para el restaurante.

La automatización de los restaurantes está presente en múltiples contextos en los servicios de alimentación. Puede aplicarse para optimizar una serie de procesos. Véase más abajo:

¿Qué se puede automatizar en un restaurante?

• Automatización de la reserva de mesas: proceso indispensable, sobre todo después de la pandemia de coronavirus, que exige un mayor control del contingente de personas en el restaurante.
• Gestión de los costes de los alimentos: para evaluar el margen de beneficio de cada plato, a partir del análisis de la repercusión del coste de la mano de obra y de los costes fijos implicados en la preparación de cada comida
• Gestión de existencias – mediante la automatización, el sistema permite programar adecuadamente las compras, evitando la escasez de ingredientes y promoviendo también una gestión más sostenible del suministro de existencias, y contribuyendo a la planificación y a las compras masivas, facilitando el ahorro y minimizando el desperdicio.
• Gestión de la relación con el cliente: el software CRM almacena información sobre el consumidor, facilitando un servicio personalizado.
• Gestión financiera, contable y fiscal: facilita la adaptación a los requisitos de las autoridades estatales y el mantenimiento de una contabilidad estable y correcta.
• Control del proceso de compras: anota las necesidades y demandas de stock en función del historial y el perfil de consumo del establecimiento, así como los datos de entrega, stock y objetivos de venta.
• Inteligencia empresarial: promueve la gestión del rendimiento a través de indicadores clave de rendimiento.

Así, podemos decir que la automatización de procesos contribuye a la toma de decisiones, en la red pensando en la gestión de franquicias, o en las cocinas oscuras, además de promover una mejor experiencia de usuario, facilitando el trabajo de su equipo y simplificando el contacto con el cliente.

La automatización del restaurante permite facilitar varios procesos y ampliar la capacidad de servicio. Explicaremos mejor los beneficios que la inserción de la tecnología aporta al establecimiento. Compruébelo.

Ayuda a evitar errores

Los procesos operativos se puede automatizar en un restaurante. Los procesos operativos erróneos entre menús de papel e información dispersa son una realidad constante en los restaurantes que no cuentan con el apoyo de la tecnología. Depender demasiado de los procesos manuales también genera un mayor riesgo de fallos en las entradas de datos en las hojas de cálculo, lo que conlleva problemas en la contabilidad y en la rendición de cuentas a las autoridades fiscales.

Con la automatización de los restaurantes, se dispone de una estructura sólida y fiable de información interconectada. Así, es más fácil analizar las variables y realizar los procedimientos operativos de la rutina en el establecimiento.

Acelera los pedidos

La automatización de los restaurantes proporciona condiciones para optimizar el flujo operativo en el establecimiento, con información integrada y plataformas rápidas y receptivas. Así, su equipo dispone de las herramientas necesarias para realizar las tareas con mayor rapidez y precisión.

Destacamos que los datos entre sectores se transmiten con rapidez, proporcionando las condiciones para la recepción de la demanda y la disponibilidad en la comunicación con la cocina, para el desencadenamiento de la preparación de la comida y el suministro de la comida preparada, o el envío del pedido en un tiempo que supera las expectativas del consumidor.

Aumenta el control de la gestión

El control de gestión es algo fundamental que se puede automatizar en un restaurante. La automatización de los procesos permite tener los datos a mano, lo que facilita la gestión de la información y la coordinación de las tareas. Todo se almacena, se registra y se integra en el sistema, proporcionando condiciones de acceso a los informes e indicadores de rendimiento, lo que facilita el análisis y los estudios de la realidad empresarial. El resultado es una gestión más sólida, con mayor control de las variables, coordinada hacia la productividad y la mejora continua.

Aporta modernidad al servicio

La oportunidad de prestar servicio con tabletas, o a través de dispositivos móviles en el salón y en la entrega, aporta muchos resultados positivos para el negocio. Además de demostrar la capacidad del restaurante para actualizarse y abrirse a lo nuevo, la medida permite agilizar el servicio y promover una mayor rotación de mesas. Otra ventaja de este recurso es la integración con la cocina, facilitando el envío de pedidos y evitando desajustes de información. De este modo, se minimizan los errores y los clientes quedan más satisfechos con el servicio.

Mejora la gestión de las existencias

La gestión de las existencias también se puede automatizar en un restaurante y por supuesto es altamente aconsejable. El mapeo del stock del restaurante tiene que ser muy cuidadoso, con reposiciones periódicas, para evitar el desperdicio. La dirección también debe realizar un análisis minucioso y estratégico de los artículos más solicitados y de los de menor rendimiento, para que el volumen de artículos comprados se planifique en función de la demanda, minimizando el riesgo de pérdida de alimentos.

La automatización de los procesos permite tener esta información a mano. El software proporciona informes estructurados que facilitan el análisis y permiten una mejor planificación con la gestión de las existencias. El resultado son unas compras en función de las necesidades, con la periodicidad adecuada y con un buen aprovechamiento de las partidas.

Integra los procesos

La logística de los procesos en el restaurante se vuelve más interconectada, con diferentes dispositivos intercomunicados. Para los que trabajan con un sistema seguro en la nube, el proceso es aún más fácil, porque se puede acceder a la plataforma digital desde cualquier dispositivo que tenga acceso a Internet. Así, no es necesario descargar el software y bajar las nuevas configuraciones, porque la empresa proveedora de servicios actualiza el sistema por sí misma.

La automatización de restaurantes permite tener diferentes módulos que se intercomunican. El lanzamiento de información en el área de acciones ya genera una actualización en el área financiera, por ejemplo. Esto optimiza su rutina y simplifica las tareas en el servicio de comidas.

Aumenta la satisfacción del cliente

La automatización de los procesos permite ofrecer un mejor servicio, con la logística de las actividades funcionando de forma más rápida y ágil. Se eliminan las lagunas, dando paso a un servicio preciso y rápido. Los empleados tienen mejores condiciones de trabajo, ya que cada uno tiene la posibilidad de desarrollar sus actividades en un escenario más estructurado.

El resultado es que cada empleado puede centrarse mejor en la prestación de un buen servicio, ya que se eliminan los problemas y los ruidos de comunicación, lo que proporciona una mejor experiencia al cliente.

La automatización del restaurante debe implementarse con una buena planificación y una profunda investigación, para encontrar el proveedor de tecnología que mejor se adapte a las necesidades y a la cultura empresarial. Todo el proceso debe ir precedido de una etapa de diagnóstico, en la que se hace un mapeo de las dificultades y lagunas a las que se enfrenta la rutina del servicio alimentario con los recursos y tecnologías actuales. Este análisis servirá de orientación para las investigaciones, ayudando en la realización de análisis más concisos y coherentes con la realidad empresarial.

Seguir con los procesos manuales en el restaurante puede llevar a un escenario de baja capacidad de expansión y con grandes ruidos de comunicación. Esto genera un servicio más lento y una mayor propensión a los errores, lo que lleva a la pérdida progresiva de clientes en favor de la competencia.

La automatización de los restaurantes exige inversiones, pero genera grandes oportunidades para la empresa. Amplía la capacidad de servicio y promueve una gestión más sólida de todos los procesos y variables empresariales. Buscar esta alternativa es una gran oportunidad para mejorar la calidad de los procesos y tener más eficiencia en el servicio de alimentos.

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La automatización de las cuentas por pagar (AP) en un restaurante puede ser un factor clave en garantizar que el establecimiento esté bien abastecido. Aquí te explico cómo:

1. Mejora en la Gestión de Inventario:
   • La automatización permite un seguimiento en tiempo real de los inventarios.
   • Se pueden configurar alertas automáticas para cuando los niveles de ciertos insumos bajen, facilitando pedidos oportunos.
2. Eficiencia en los Pagos a Proveedores:
   • El proceso automatizado asegura que los pagos a proveedores se realicen a tiempo.
   • Esto ayuda a mantener relaciones positivas con los proveedores, lo que puede ser crucial para asegurar entregas rápidas y confiables.
3. Reducción de Errores Humanos:
   • La automatización reduce los errores en el procesamiento de facturas y pagos.
   • Esto garantiza una contabilidad precisa, evitando sobrepagos o pagos duplicados.
4. Mejora en el Flujo de Efectivo:
   • Permite una mejor previsión y gestión del flujo de efectivo al tener un control más preciso sobre cuándo se realizan los pagos.
   • La planificación financiera se vuelve más eficiente, lo que es esencial para el abastecimiento oportuno.
5. Análisis de Gastos:
   • La automatización facilita la recopilación y análisis de datos sobre los gastos.
   • Esto ayuda a identificar áreas donde se puede ahorrar o reasignar recursos para mejorar el abastecimiento.
6. Facilita la Toma de Decisiones:
   • Los datos generados por un sistema automatizado de cuentas por pagar ofrecen información valiosa para la toma de decisiones estratégicas.
   • Los gerentes pueden identificar tendencias de gasto y ajustar las políticas de compra y abastecimiento según sea necesario.
7. Integración con Otros Sistemas:
   • La automatización de cuentas por pagar se puede integrar con otros sistemas de gestión del restaurante, como POS (punto de venta) y gestión de inventarios.
   • Esto proporciona una visión holística del negocio, mejorando la coordinación entre compras, inventario y finanzas.
8. Respuesta Rápida a Cambios del Mercado:
   • Un sistema automatizado permite adaptarse rápidamente a cambios en el mercado, como fluctuaciones en los precios de los alimentos o cambios en la demanda.

La idea de que todos los chefs deberían utilizar el aprendizaje automático (Machine Learning, ML) para mejorar su flujo de trabajo de cuentas a pagar (AP) es interesante, pero quizás un poco específica y avanzada para la mayoría de los chefs, especialmente en entornos de cocina pequeños o tradicionales. El aprendizaje automático es una herramienta poderosa en el análisis de datos y la automatización, pero su aplicabilidad directa para un chef en el proceso de cuentas a pagar puede ser limitada. Sin embargo, si expandimos el enfoque a la gestión del restaurante en general, hay áreas donde el ML puede ser beneficioso:

1. Optimización de Inventario:
   • El ML puede analizar patrones de consumo y predecir la demanda futura de ingredientes, ayudando a los chefs y a los gerentes a realizar pedidos más precisos y reducir el desperdicio.
2. Análisis de Tendencias de Consumo:
   • Puede identificar tendencias en las preferencias de los clientes, lo que ayuda a los chefs a ajustar los menús según los gustos cambiantes o a experimentar con nuevos platos.
3. Gestión de Precios y Rentabilidad:
   • El aprendizaje automático puede ser útil para analizar qué platos son más rentables y cómo los cambios en los precios de los ingredientes afectan los costos generales.
4. Eficiencia en la Cadena de Suministro:
   • Puede prever problemas potenciales en la cadena de suministro y sugerir alternativas para mantener el flujo constante de ingredientes necesarios.

Para un chef, el uso directo de ML en cuentas a pagar puede no ser práctico o necesario. Sin embargo, pueden beneficiarse indirectamente del uso de sistemas automatizados y de ML en la administración del restaurante, lo que puede llevar a un flujo de trabajo más eficiente y a una mejor gestión de los costos.

La gestión de compras para restaurantes basada en la automatización puede reducir significativamente los errores y mejorar la eficiencia operativa. Aquí te detallo cómo la automatización ayuda en este aspecto:

1. Precisión en Pedidos:
   • La automatización elimina gran parte del error humano inherente en los procesos manuales. Los pedidos automáticos basados en datos de inventario y ventas pueden asegurar que se realicen las compras correctas en términos de cantidad y tipo de producto.
2. Mejora en la Gestión de Inventarios:
   • Un sistema automatizado puede rastrear los niveles de inventario en tiempo real, lo que ayuda a prevenir tanto el exceso como la falta de stock. Esto es crucial para productos perecederos.
3. Optimización de la Cadena de Suministro:
   • La automatización permite un seguimiento más eficiente de los tiempos de entrega y la fiabilidad de los proveedores, lo que ayuda a tomar decisiones informadas sobre con quién trabajar.
4. Reducción de Desperdicio:
   • Al ajustar los pedidos según la demanda prevista y el historial de ventas, se reduce el riesgo de que los alimentos se echen a perder, lo que a su vez reduce los costos y el desperdicio.
5. Eficiencia en la Facturación y el Pago:
   • Los sistemas automatizados pueden procesar facturas y realizar pagos, reduciendo los errores en la entrada de datos y asegurando que los pagos se realicen a tiempo, lo que mejora las relaciones con los proveedores.
6. Análisis de Datos para la Toma de Decisiones:
   • La automatización brinda acceso a datos e insights detallados sobre el gasto, lo que permite una mejor planificación y presupuestación.
7. Gestión de Precios:
   • La capacidad de rastrear y comparar precios de diferentes proveedores ayuda a asegurar que el restaurante obtenga los mejores precios posibles.
8. Respuesta Rápida a Cambios en la Demanda:
   • Los sistemas automatizados pueden adaptarse rápidamente a cambios en la demanda, como un aumento inesperado de clientes, permitiendo realizar pedidos adicionales de manera oportuna.

La automatización puede ofrecer a los restaurantes significativas oportunidades de ahorro en costos de procesamiento en varias áreas. A continuación, se detallan algunas maneras en que la automatización contribuye a la reducción de costos:

1. Reducción de Errores Manuales:
   • La automatización minimiza los errores humanos en tareas como la entrada de datos, pedidos, facturación y pago. Esto reduce los costos asociados con correcciones, devoluciones y pedidos incorrectos.
2. Eficiencia en la Gestión del Inventario:
   • Sistemas automatizados para la gestión de inventarios pueden prevenir tanto la sobrecompra como la escasez de productos, optimizando el uso de ingredientes y reduciendo el desperdicio.
3. Mejora en la Gestión de Pedidos:
   • La automatización en el proceso de pedido ayuda a asegurar que se hagan pedidos precisos basados en análisis de tendencias de ventas e inventario, lo que evita gastos excesivos.
4. Ahorro de Tiempo en Tareas Administrativas:
   • Las tareas administrativas automatizadas, como la contabilidad y la nómina, ahorran tiempo, lo que se traduce en ahorro de costos laborales.
5. Optimización de la Cadena de Suministro:
   • Los sistemas automatizados proporcionan datos que pueden usarse para negociar mejores términos con proveedores, como descuentos por compras en volumen o mejores condiciones de pago.
6. Reducción en Costos de Papelería y Almacenamiento:
   • La digitalización de procesos reduce la necesidad de papel y espacio físico para almacenar documentos, lo que disminuye los gastos en materiales y almacenamiento.
7. Mejora en la Toma de Decisiones:
   • La automatización proporciona datos y análisis que ayudan a tomar decisiones más informadas y eficientes, lo que puede llevar a un uso más eficiente de los recursos.
8. Agilización de la Facturación y el Cobro:
   • La automatización de la facturación y los procesos de cobro acelera estos procesos, mejorando el flujo de efectivo y reduciendo los costos asociados con el manejo de cuentas por cobrar.
9. Ahorro en Costos de Energía:
   • La implementación de sistemas automatizados de gestión energética puede ayudar a reducir el consumo de energía en la cocina y en todo el restaurante.

La automatización ayuda a los restaurantes a ahorrar costos al mejorar la eficiencia, reducir errores y desperdicios, y optimizar la gestión del inventario y la cadena de suministro. Además, contribuye a una mejor toma de decisiones y gestión financiera.

La implementación de sistemas de automatización en un restaurante puede aportar beneficios significativos en diversas áreas. A continuación, te presento una tabla que resume estas áreas y los beneficios específicos que la automatización puede proporcionar en cada una:

La implementación de sistemas de automatización en estas áreas puede ayudar a un restaurante a operar de manera más eficiente, reducir costos, mejorar el servicio al cliente y, en última instancia, aumentar la rentabilidad.